Intenzivnost rada pojedine je kozmetičare zbog prevelikog opterećenja doveo čak do ‘sagorijevanja’ i time do neočekivanih posljedica. Prevelika briga za uspješno funkcioniranje salona u većini je slučajeva pretpostavka da se ta situacija dogodila.
Zadaci takve osobe su većinom sljedeći:
• Otvaranje i zatvaranje salona
• Uređenost prostora i pribora za rad (pranje rublja i čišćenje ostalih alata)
• Dezinfekcija prostora i pribora
• Vođenje evidencije o klijentima
• Prihvaćanje rezervacije termina putem telefona ili e-mailova
• Upravljanje financijama (polaganje novca na bankovni račun)
• Upravljanje financijskim poslovima (priprema i dostavljanje dokumenata računovođi)
• Priprema kabina na kraju dana za sljedeći dan
• Suradnja s dobavljačima (naručivanje, organiziranje promocija …)
• Održavanje FB stranice
• Ažuriranje web stranice
• Izvođenje različitih aktivnosti, posebno za korisnike koji žele da se usluga obavlja isključivo od strane izabrane osobe
• Briga o aparaturama i priboru
• Briga za novitete i nove vještine
• Uređivanje dokumentacije osoblja (liječnički pregledi, vođenje zapisnika o zaštiti na radu u evidenciji osoblja…)
• Određivanje zadataka za zaposlenike i pomoć pri prodaji usluga ili proizvoda
• Briga za marketing
• Održavanje inventara i proizvoda.
Popis bi mogao definitivno biti još opsežniji…
Preuzimanje previše odgovornosti
Odgovornost za rad i zaposlenike dobra je navika svakog voditelja ili vlasnika salona, a mnogi od njih postaju preplavljeni preuzimanjem previše odgovornosti na sebe. Vjeruju da drugi zaposlenici ne znaju sami izvesti uslugu barem na isti način kako to sami mogu učiniti u najkraćem mogućem roku. Sada je vrijeme da se razjasni kakvo smo rješenje pronašli za kozmetičare s navedenim poteškoćama.
Prije svega, važno je istaknuti da nitko nije svemoćan. Misliti da jedna osoba može učiniti sve – pogrešno je. Prečesto, kada biraju kandidate za zaposlenike, poslodavci žele takve osobe koje bi imale pripadnost, iskustvo, koje bi poznavale sve radne postupke, marljive, savjesne i tako dalje.
Takve osobe, kao što sam već ranije često spominjao, već su zaposlene i teško ih je dobiti. Dobre zaposlenike potrebno je izgraditi na osnovu njihovih dobrih karakteristika, što ne ovisi o dosadašnjem iskustvu, već o njihovoj osobnosti.
Postupno je potrebno izgrađivati ih, podučavati, prilagoditi, voditi i s mnogo dobre volje i zauzimanja učiniti da postanu dio tima. Koliko je to uspješno, ovisi o znanju koje je voditelj na njih prenosio i odnosu, što je najčešći uzrok da zaposlenici u salonu ili ostanu ili krenu svojim putem.
Uvođenje recepcionara
Rješenje za salon o kojem pišem je uvođenje recepcionara. Kako smanjiti opterećenost voditelja salona? Sve gore spomenute aktivnosti trebale bi biti prenesene s vlasnice/voditeljice na recepcionara, a ostale aktivnosti koje vlasnica/voditeljica sama izvodi mogla bi raditi isključivo na određenim klijentima i u uvjetima koje bi sama definirala.
Tako se ne bi više bavila trenutnim radom i problemima, već bi svoje dragocjeno vrijeme potrošila za praćenje rada i veleprodaje. Imala bi više slobodnog vremena i prihodi bi bili veći.
Zaposlenici bi također bili manje opterećeni, jer vlasnica/voditeljica ne bi neprekidno na nešto upozoravala. Radili bi mnogo opuštenije i osjetili bi veću odgovornost, a time bi i rezultati rada bili znatno bolji. Na toj osnovi i prihodi bi također bili poboljšani i krug bi bio zatvoren.
Sve što je prethodno radila sama, prebačeno je na recepcionara. U realnosti često se događalo da:
• klijenti su bili oduševljeni, jer su se koordinirali samo s jednom osobom, a ne svaki put s osobom koja je uspjela preuzeti telefon
• svaki dolazak i odlazak klijenta u salon bio bi povezan samo s jednom osobom
• prodaja usluga i proizvoda je zbog povećanog samopouzdanja porasla, a time i prihodi
• evidencija klijenata što se tiče potrošnje proizvoda, pribora, uređenje kabina i sve druge obveze preuzela je jedna osoba – recepcionar koji točno zna sve događaje u salonu
• zbog ekvivalencije zaposlenika u salonu rad je postao timski • atmosfera je postala opuštenija
• kupci koji su prethodno povjerili usluge određenim osobama počeli su vjerovati u sustav salona, a ne isključivo u izabranu osobu
• aktivnosti koje su se prethodno većinom temeljile na prosječnom delegiranju voditelja sada se temelje na precizno pripremljenim standardima, što utječe na veće povjerenje klijenata u druge zaposlenike u salonu
• narudžba je brža i postupno je evidencija klijenata postala neprocjenjiv alat za praćenje i podizanje potrošnje usluga u salonu, prodaje proizvoda za kućnu upotrebu i uvođenje pretplatnih kartica.
Za neke se takav pristup čini nemogućim, uglavnom zbog toga što recepciju vide kao trošak salona, a ne kao prednost na temelju koje mogu učinkovitije djelovati. Do sada je u svim slučajevima pokazano da su u salonima gdje recepcionar aktivno radi rezultati rada u svakom pogledu neusporedivo bolji.
Lakša je organizacija kozmetičara, jer cijeli plan rada postavlja recepcionar pa se voditelj 100% može posvetiti aktivnostima i klijentima. Oni točno znaju što i kada ili koliko moraju učiniti, a imaju i veliku podršku u prodaji dodatnih usluga ili proizvoda.
Svakako je za uspješan rad na tom području potrebno imati određeno znanje, posebno iz područja komuniciranja, organizacije rada, marketinga i prodaje. Danas je takvo znanje na raspolaganju svima. Potrebna je samo odluka da se nešto promijeni.
